Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za Twoje dane

SocialFox (socialfox.pl) to platforma do prowadzenia mediów społecznościowych. Korzystają z niej agencje marketingowe i działy marketingu („Agencje”), każda w swojej przestrzeni roboczej pod własnym adresem (np. nazwa.socialfox.pl), oraz klienci tych Agencji w portalu klienta.

Platformę prowadzi Alfabet Marki sp. z o.o., ul. Strzałowa 13K/1, 87-100 Toruń, NIP 956 239 91 18, KRS 0001147842 („my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].

2. Czyje dane przetwarzamy i w jakiej roli

Użytkownicy SocialFox: właściciele i członkowie zespołów Agencji oraz osoby z portalu klienta. Dane kont, logowania i rozliczeń przetwarzamy jako administrator.
Osoby zainteresowane SocialFox: kto zostawia adres na stronie głównej albo rejestruje się. Te dane przetwarzamy jako administrator.
Dane w przestrzeni Agencji: wpisy, materiały, dane klientów Agencji, połączone profile oraz dane osób, które komentują wpisy lub piszą wiadomości do tych profili na Facebooku, Instagramie, LinkedInie, TikToku i YouTube. Administratorem tych danych jest Agencja (lub jej klient, zgodnie z ich umową). My przetwarzamy je w imieniu Agencji jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO): socialfox.pl/umowa-powierzenia.
Osoby, które łączą swoje strony i konta z SocialFox (logowanie przez Facebook, Google, LinkedIn lub TikTok) w przestrzeni Agencji: dane połączenia przetwarzamy w imieniu Agencji, a techniczne dane połączenia (tokeny) jako podmiot przetwarzający.

3. Jakie dane przetwarzamy

Konto w SocialFox

imię i nazwisko, adres e-mail, zdjęcie profilowe;
przy logowaniu przez Google, Apple, Facebooka lub X: identyfikator konta w tym serwisie i dane, które serwis nam przekaże (imię i nazwisko, adres e-mail, zdjęcie profilowe);
rola w przestrzeni, język interfejsu, ustawienia powiadomień;
dane drugiego czynnika logowania (identyfikator aplikacji uwierzytelniającej; tajnego klucza aplikacji nie widzimy) i dziennik bezpieczeństwa: logowania, zmiany hasła, nowe przeglądarki, dostęp awaryjny;
dziennik aktywności: czas aktywności, rodzaj przeglądarki, obecność w panelu oraz historia działań (np. kto utworzył lub zmienił wpis).

Hasła nie przechowujemy w postaci jawnej.

Rejestracja i przestrzeń

dane podane przy rejestracji i zaproszenia do rejestracji (adres e-mail, kto zaprosił, kiedy zaproszenie zostało wykorzystane);
nazwa i adres przestrzeni, dane firmy Agencji (nazwa, NIP, adres, e-mail do faktur), wybrany plan, okres próbny, stan subskrypcji.

Płatności

identyfikatory klienta, subskrypcji lub transakcji u operatora płatności (Stripe, PayPal albo Przelewy24), historia zdarzeń płatności (kwota, waluta, status). Numerów kart ani danych logowania do banku nie przechowujemy; przetwarza je operator płatności.

Połączone strony i konta (w imieniu Agencji)

nazwa, identyfikator i zdjęcie strony lub konta;
uprawnienia, które ma na nim osoba łącząca;
tokeny dostępu wydane przez platformę, przechowywane zaszyfrowane kluczem danej przestrzeni.

Treści i praca zespołu (w imieniu Agencji)

wpisy, zdjęcia, filmy, opisy, plany publikacji;
materiały przesłane przez klientów Agencji;
zadania, komentarze wewnętrzne i akceptacje.

Dane z platform społecznościowych (w imieniu Agencji)

opublikowane wpisy i ich statystyki: reakcje, komentarze, udostępnienia, zasięgi, wyświetlenia;
komentarze i odpowiedzi pod wpisami, z nazwą autora, jego identyfikatorem na platformie i zdjęciem profilowym (przechowujemy kopię zdjęcia) oraz informacją, czy komentarz jest ukryty;
wiadomości prywatne w module Skrzynka (Messenger, Instagram Direct): treść, nazwa i nazwa użytkownika nadawcy, jego zdjęcie profilowe i załączniki; treść przechowujemy zaszyfrowaną kluczem przestrzeni;
powiadomienia (webhooki), w których platforma informuje o nowych komentarzach, wiadomościach i reakcjach.

Funkcje AI

polecenia i treści przekazywane do modeli AI, np. treść komentarza przy podpowiedzi odpowiedzi, brief przy planie publikacji albo pytanie do asystenta pomocy;
wygenerowane teksty i grafiki;
opis i dokumenty marki klienta Agencji (tzw. pamięć marki);
informacje o zużyciu punktów i koszcie AI.

Pomoc

zgłoszenia i rozmowy z zespołem SocialFox, załączniki, pakiet diagnostyczny (wersja aplikacji, przeglądarka, adres strony w panelu, ostatnie błędy konsoli), pytania do asystenta i oceny odpowiedzi;
zgody na dostęp supportu do przestrzeni: kto poprosił, kto zatwierdził, do kiedy.

Dane techniczne

logi serwera i bazy danych (adres IP, czas i rodzaj żądania);
wynik reCAPTCHA przy zapisie na stronie głównej i rejestracji;
dane zapisywane w pamięci przeglądarki (sesja logowania, preferencje, robocza kopia edytowanego wpisu).

4. Cele i podstawy prawne

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Rejestracja, założenie przestrzeni, obsługa konta użytkownika	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa)
Zapis na stronie głównej i zaproszenie do rejestracji	art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) i lit. f (nasz uzasadniony interes w udostępnieniu usługi)
Plany, okres próbny, płatności, faktury	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c (obowiązki podatkowe i rachunkowe)
Planowanie i publikowanie treści, obsługa komentarzy i wiadomości, statystyki i raporty w przestrzeni Agencji	w imieniu Agencji (art. 28); podstawą po stronie Agencji jest jej umowa z klientem lub uzasadniony interes w prowadzeniu komunikacji z odbiorcami (art. 6 ust. 1 lit. b lub f)
Funkcje AI (podpowiedzi treści i odpowiedzi, grafiki, plany, asystent pomocy)	jak wyżej; AI działa na prośbę użytkownika
Pomoc: zgłoszenia, czat, dostęp supportu	art. 6 ust. 1 lit. b i f
Powiadomienia e-mail i w panelu	art. 6 ust. 1 lit. b i f
Bezpieczeństwo, drugi czynnik logowania, zapobieganie nadużyciom, dzienniki	art. 6 ust. 1 lit. f
Obowiązki prawne	art. 6 ust. 1 lit. c
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f

Danych nie sprzedajemy. Danych z platform społecznościowych nie wykorzystujemy do reklamy ani do profilowania marketingowego. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne. Treści przekazywane do AI nie służą do trenowania naszych modeli.

5. Komu przekazujemy dane

Dane przetwarzają w naszym imieniu dostawcy usług (podmioty przetwarzające, a wobec danych Agencji: dalsze podmioty przetwarzające), tylko w zakresie potrzebnym do działania platformy:

Supabase Inc.: baza danych, magazyn plików, logowanie i funkcje serwerowe. Dane są przechowywane w Unii Europejskiej (Irlandia).
Cloudflare, Inc.: sieć dostarczania treści, DNS i ochrona ruchu na adresach socialfox.pl oraz magazyn plików wideo (Cloudflare R2). Pliki wideo są przechowywane w Unii Europejskiej.
Dostawca hostingu: serwer, z którego udostępniamy aplikację.
Stripe Payments Europe, Ltd.: płatności za plany i punkty.
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.: płatności przez PayPal za plany i punkty, gdy Agencja wybierze tę metodę.
PayPro S.A. (Przelewy24): płatności przez Przelewy24 za plany i punkty, gdy Agencja wybierze tę metodę.
OpenAI: generowanie tekstów i grafik, podpowiedzi odpowiedzi, wyszukiwanie w pamięci marki.
Anthropic: modele Claude, m.in. asystent pomocy i funkcje wybrane w ustawieniach.
Google: modele Gemini, gdy zostaną wybrane w ustawieniach; reCAPTCHA na stronie głównej i przy rejestracji.
Canva: projektowanie grafik, gdy użytkownik połączy konto Canva.
Magnific: bank zdjęć (wyszukiwanie zdjęć do wpisów).
Dostawca poczty e-mail: wysyłka powiadomień i maili systemowych.
System fakturowania: wystawianie faktur.

Platformy, z którymi łączymy profile, czyli Meta Platforms (Facebook, Instagram), LinkedIn, TikTok i Google (YouTube), otrzymują publikowane treści i odpowiedzi. Działają jako odrębni administratorzy na podstawie własnych regulaminów i polityk prywatności.

Jeśli logujesz się przez konto Google, Apple, Facebook (Meta) lub X, ten serwis potwierdza Twoją tożsamość i przekazuje nam podstawowe dane konta. Działa jako odrębny administrator na podstawie własnego regulaminu i polityki prywatności.

Jeśli użytkownik sam połączy z SocialFox asystenta AI (np. Claude lub ChatGPT przez konektor MCP), dane z przestrzeni trafiają do tego asystenta w zakresie, o który użytkownik go poprosi.

Dane mogą też otrzymać organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Baza danych SocialFox jest w UE, ale część dostawców (Supabase, Cloudflare, Stripe, PayPal, OpenAI, Anthropic, Google, Canva) ma siedzibę lub zaplecze poza EOG, głównie w USA, i może tam przetwarzać dane. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję.

7. Jak długo przechowujemy dane

Zapis na stronie głównej i zaproszenia: do rejestracji albo przez 12 miesięcy od zapisu; zaproszenie wygasa po 14 dniach.
Konto w SocialFox: przez czas istnienia przestrzeni, do której należy. Po usunięciu konta lub przestrzeni usuwamy je lub anonimizujemy w ciągu 30 dni, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania.
Przestrzeń Agencji: przez czas umowy. Po okresie próbnym bez planu przestrzeń jest w trybie tylko do odczytu przez 90 dni, a potem oznaczana do usunięcia. Usunięcie przestrzeni ma 30-dniowy okres karencji, po którym dane usuwamy trwale i niszczymy klucz szyfrujący przestrzeni.
Tokeny dostępu: do odłączenia strony lub konta albo cofnięcia dostępu. Po odłączeniu w SocialFox usuwamy je od razu.
Dane z platform (wpisy, statystyki, komentarze, wiadomości): tak długo, jak profil jest połączony i przestrzeń istnieje. Gdy komentarz zostanie usunięty na Facebooku lub Instagramie, SocialFox usuwa go automatycznie: po powiadomieniu od platformy albo przy kolejnym sprawdzeniu komentarzy.
Zgłoszenia do pomocy i pytania do asystenta: przez czas istnienia przestrzeni, do 24 miesięcy.
Dzienniki bezpieczeństwa: 12 miesięcy.
Logi techniczne i kopie zapasowe: przez krótki okres wynikający z ustawień dostawcy, po którym są nadpisywane.
Dane rozliczeniowe i potrzebne do dochodzenia roszczeń: przez okres wymagany przepisami.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Napisz do nas na [email protected]. Jeśli Twoje dane są w przestrzeni Agencji (np. Twój komentarz lub wiadomość do marki, Twoje konto w portalu klienta), przekażemy żądanie Agencji jako administratorowi i wykonamy jej polecenia. Możesz też zwrócić się do Agencji lub marki bezpośrednio.

9. Połączenia z platformami i cofanie dostępu

SocialFox korzysta z danych platform tylko w zakresie uprawnień zatwierdzonych przy logowaniu. Dostęp możesz cofnąć w każdej chwili:

Facebook i Instagram: Ustawienia i prywatność → Ustawienia → Integracje biznesowe → SocialFox → Usuń;
Google i YouTube: security.google.com/settings/security/permissions;
LinkedIn: Ustawienia → Prywatność danych → Dozwolone usługi;
TikTok: ustawienia konta firmowego → zarządzanie uprawnieniami aplikacji.

Osoba z zespołu może też odłączyć stronę lub konto w SocialFox (Ustawienia → Integracje). Wtedy tokeny dostępu są usuwane od razu.

Do obsługi kanałów YouTube SocialFox korzysta z usług YouTube API Services. Korzystając z tych funkcji, akceptujesz Warunki korzystania z YouTube (www.youtube.com/t/terms). To, jak dane przetwarza Google, opisuje Polityka prywatności Google (policies.google.com/privacy).

Korzystanie przez SocialFox z informacji otrzymanych przez interfejsy API Google jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.

10. Usunięcie danych

Instrukcja usunięcia danych jest na stronie: socialfox.pl/usuwanie-danych.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub niewłaściwym użyciem:

połączenia szyfrowane (HTTPS);
każda przestrzeń ma własny klucz szyfrujący; tokeny platform, klucze do usług zewnętrznych i treść wiadomości Skrzynki są nim zaszyfrowane;
dostęp do danych ograniczony regułami bazy danych do przestrzeni, do której osoba należy, z regularną kontrolą izolacji;
logowanie z drugim czynnikiem (aplikacja uwierzytelniająca), wymagane dla administratorów przestrzeni, a dla naszego zespołu zawsze;
tokeny dostępu do platform odczytują wyłącznie funkcje serwerowe, nie trafiają one do przeglądarki;
nasz zespół nie widzi treści przestrzeni bez zgody jej właściciela (dostęp na kod, ograniczony w czasie, zapisywany w dzienniku);
dziennik bezpieczeństwa i dziennik działań w panelu.

SocialFox nie używa reklamowych ani analitycznych plików cookie. Zapisujemy tylko to, co jest potrzebne do działania panelu: sesję logowania (plik cookie dla domeny socialfox.pl, dzięki któremu jedno logowanie działa we wszystkich przestrzeniach), preferencje (np. wybranego klienta) i roboczą kopię edytowanego wpisu. reCAPTCHA na stronie głównej i przy rejestracji może zapisywać własne pliki cookie Google.

13. Dzieci

SocialFox jest narzędziem dla firm i nie jest przeznaczony dla osób poniżej 16. roku życia.

14. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników w panelu lub e-mailem. Aktualna wersja zawsze jest dostępna pod adresem socialfox.pl/polityka-prywatnosci. Polityka ma też wersję angielską; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.